Après le dépôt

Une fois que vous aurez soumis votre ensemble de données, votre soumission sera mise en file d’attente pour examen par un responsable de l’intendance. La durée du processus d’organisation dépendra d’un certain nombre de facteurs, dont la taille de la soumission, l’organisation du contenu et l’exhaustivité des métadonnées et de la documentation. Vous pouvez vous attendre à ce qu’un responsable de l’intendance communique avec vous dans un délai de deux jours ouvrables.

Une fois votre demande approuvée, vous recevrez un courriel de confirmation, votre DOI sera enregistré et votre ensemble de données sera mis en file d’attente pour le traitement aux fins de préservation.

Organisation

Toutes les données déposées dans le DFDR seront examinées par un membre de notre équipe d’organisation. Les responsables de l’intendance travaillent avec les dépositaires pour améliorer la repérabilité, l’accessibilité, l’interopérabilité et le caractère réutilisable (soit FAIR, en anglais) globaux de leurs ensembles de données. Notre équipe de l’organisation utilise les étapes du Data Curation Network comme cadre d’examen des nouveaux dépôts.

On s’attend à ce que les auteurs travaillent avec les responsables de l’intendance pendant le processus d’examen pour :

Les responsables de l’intendance peuvent retourner une soumission s’ils décident qu’elle nécessite une préparation supplémentaire ou qu’elle ne répond pas aux critères de publication dans le DFDR décrits ci-dessus et dans les conditions d’utilisation du DFDR. Si les responsables de l’intendance retournent une soumission, ils en donneront le motif et indiqueront ce que l’auteur peut faire pour réviser l’ensemble de données avant de la soumettre de nouveau. Note : Les modifications suggérées par le responsable de l’intendance ne sont mises en œuvre qu’avec l’approbation de l’auteur de la soumission.

Préservation

La préservation comprend une série de mesures visant à assurer l’accessibilité à long terme des données. Les mesures prises dans le cadre du processus de traitement pour préservation du DFDR comprennent l’identification, la validation, la caractérisation et la normalisation des fichiers. Tous les ensembles de données soumis au DFDR font actuellement l’objet d’un traitement pour préservation.

Une fois qu’un ensemble de données est approuvé par un responsable de l’intendance, les sommes de contrôle sont calculées pour chaque fichier de l’ensemble de données et enregistrées dans un fichier texte avec le nom de chaque fichier et des informations sur le type de fichier. Ce fichier texte est annexé à l’ensemble de données (Frdr-checksum-and-filetypes.md) et peut être téléchargé sur le DFDR afin que les chercheurs qui souhaitent réutiliser l’ensemble de données puissent en valider l’intégrité de façon indépendante. Les sommes de contrôle sont calculées à l’aide de l’algorithme SHA-256. Nous recommandons d’utiliser l’interface graphique QuickHash GUI pour valider cet algorithme.

Les données soumises font également l’objet d’un traitement pour préservation à l’aide du logiciel Archivematica. Ce traitement consiste notamment à vérifier si les fichiers sont conformes aux spécifications de format de fichier déclarées. Un responsable de l’intendance du DFDR peut communiquer avec les chercheurs au sujet des divergences entre les fichiers et leurs spécifications de format, car elles peuvent poser problème pour l’accès futur à ce fichier. Les fichiers non conformes seront tout de même préservés s’ils ne peuvent être remplacés, et les renseignements sur le problème seront consignés.

Tous les fichiers composant l’ensemble de données, ainsi que les métadonnées connexes recueillies à partir de l’interface de soumission du DFDR, sont regroupés dans une Trousse d’information sur l’archivage (TIA). La TIA est stockée auprès d’un partenaire de filière de préservation, où elle fera l’objet d’une vérification de sa fixité et d’un traitement supplémentaire, au besoin.

La TIA contient habituellement des copies des fichiers de données originaux tels qu’ils ont été soumis, ainsi que des copies de fichiers qui ont été normalisés dans des formats de fichier faciles à préserver, au besoin. Par exemple, les fichiers exclusifs peuvent être réenregistrés dans un format libre ou les fichiers d’images compressés peuvent être transférés dans un format non compressé. Ces mesures de normalisation sont fondées sur des recommandations largement acceptées dans le milieu de la préservation et sont conçues pour faire en sorte que les fichiers demeurent accessibles et utilisables pendant de nombreuses années. Veuillez toutefois noter que tous les fichiers exclusifs ne peuvent pas être normalisés sans perte de données (p. ex., certaines métadonnées intégrées ou le formatage). Pour cette raison, nous vous recommandons fortement de soumettre vos données dans des formats libres et conviviaux. Sinon, nous pouvons les archiver dans leur format actuel, mais sans garantir leur stabilité ou leur interopérabilité dans le temps.

Pour une discussion plus détaillée sur le rôle du DFDR dans la préservation des données de recherche au Canada, veuillez consulter ce rapport publié par le Groupe d’experts sur la préservation de Portage.